Aide aux manufacturiers, pour ceux qui ont plus à faire que de filtrer les soumissions reçues suite à un lancement d'appels d'offres.

Mme Leclerc, propriétaire de Liamm B2B Marketing enr. a eu l'opportunité de se familiariser concrètement sur tout ce qui se rapporte aux soumissions, appels d'offres, connaissance des plans de projet de construction, devis estimation et plus. Son apprentissage sur ce sujet est en lien avec le collège privé, le Séminaire de Sherbrooke, propulsé par une attestation d'étude collégiale en estimation de construction (AEC), en 2014, et des stages sur le terrain. 

De plus, ses connaissances dans le domaine de la vente, de la prospection et du marketing apporte un plus valu sur sa capacité à mener à bien l'aide qu'elle peut apporter en tant que gestionnaire de soumission. Le contact humain, la confiance face aux gens d'affaires, et le réfléchit pour mieux cibler le besoin du client à la recherche d'un service en sous-traitance sont acquis.

Pour terminer, bien que cela puisse paraître étrange, ses expériences en tant que directrice de casting pour les productions de publicités télévisées en tant que présidente de l'entreprise les Productions Wellington inc. lui apporte une connaissance sur la stratégie à adopter au moment de sélectionner les candidats en suivant la vision de ce que recherche le client demandant. 

Comment créer un appel d’offres, un document de consultation, communément appelé, DCE, une invitation à soumissionner vers les entreprises prestataires sur les tâches recherchés de l’entreprise cliente ?

Pour bâtir un appel d’offres privé, celui-ci doit être clair, précis et qui représente adéquatement la tâche complète à accomplir et ses conditions. Pour ce faire, des étapes de la construction de celui-ci sont à retenir. 

1 - Précision de la détermination du projet ou du service.

• Placer en lumière le travail à accomplir de façon précise.

• Mettre l’accent sur les éléments de réussite, les standards exigés.

2 - Mettre en œuvre les documents de la consultation, de l’appel d’offres. Ce que l’on doit trouver dans un document de la consultation.

• L’identité professionnelle (dirigeant, employés, compétence, etc.)

• Définition de la prestation ou la chose que l'acheteur recherche pour satisfaire un besoin spécifique. Exemple : un service de soutien technique. Le cahier des charges.

• Les pièces contractuelles applicables ; l'ensemble des documents qui, une fois signés, constituent le contrat et définissent les obligations des deux parties.

• Les autorisations administratives, ce sont des documents officiels délivrés par une autorité compétente qui permet à un professionnel ou une entreprise d'exercer une activité réglementée. Les critères obligatoires pour permettre à une entreprise de services à soumissionner. Comme :   

  • L’autorisation d'une administration pour construire un bâtiment.

  • Documents officiels d’exercer une activité spécifique et réglementée.

  • Autorisation de réaliser des travaux, des prélèvements ou des rejets, tout en assurant la conformité aux lois environnementales. 

• Le prix, les conditions de paiement et de révision 

• L’échéancier : date final des dépôts de soumission

• Les conditions de modification des travaux  

• Les pénalités

• La réception des travaux ; la date de départ des travaux ou service, et la date de fin ou de renouvellement. 

• Les assurances et les responsabilités. 

3. Lorsque le document d’appel d’offres est complet.

• Engager les entreprises de services sélectionnées à soumissionner selon les exigences de l’entreprise requérante, est l’étape suivante.

• Être clair sur l'endroit que la soumission doit-être transmis. Information concernant le format de la soumission, par envoi électronique ou en formulaire papier.

• Inscrire le nom et les coordonnées de la personne ressource si le soumissionaire à des questions. 

• Informer les entreprises prestataires du déroulement des étapes qui seront faites au moment de la réception des soumissions ; la classification, la détermination et les dates importantes à tenir en compte, est primordial.

4. Au moment de la réception des soumissions à partir de la date initiale.

• Prendre connaissance de chaque soumission qui a été reçue dans le respect du délai recommandé. 

• Sélection du fournisseur de service le plus avantageux.

• Autorisation de négocier les termes du contrat avec l’entreprise prestataire.

En clair, pour mettre en œuvre un appel d'offres privé, la définition précise de ses besoins doit être mise en avant-plan. Le cahier des charges exigées, doit-être transparent et détaillé comprenant les critères de sélection, l’échéancier ainsi que la date de départ et celle du renouvellement ou final de l’attribution à accomplir. Un communiqué aéré accentue grandement la compréhensibilité de la nature de la proposition transmise. 

Lorsque le document d’appel d’offres est complet, le processus d’invitation aux soumissionnaires, les prestataires de services, est mise en branle. Par la suite, dès la réception des soumissions, ils seront évalués selon les critères exigés par l’entreprise demandante pour sélectionner la solution la plus profitable.

Les acheteurs privés, en dehors de ceux visés par les dispositions de l’article L.1211-1 du code de la commande publique, ne sont pas soumis à l’obligation de passer par des appels d’offres afin de satisfaire leurs besoins. C’est donc volontairement que certains opérateurs privés se soumettent à des procédures d’appels d’offres. 

La partie privée peut organiser son processus de consultation (l'appel d'offres) comme elle l'entend, sans avoir à le publier.

Sources: Séminaire de Sherbrooke, https://www.obat.fr/blog/dce-dossier-consultation-entreprises/, https://www.aglo.ai/ , https://www.globalization-partners.com/fr/globalpedia/canada/contractors/ , https://www.oqlf.gouv.qc.ca/, https://saqara.com/, IA

Le mémoire technique se doit d’être percutant. Une analyse détaillée des exigences de l’entreprise demanderesse et le respect du sujet principal de l’appel d’offres ce doit-être comprises.

Les étapes

A - Explorer scrupuleusement les éléments pris en compte. Le mémoire technique est dans la majorité des cas le déclencheur qui prendra une réelle considération de la soumission transmise au client demandeur.

B - Respecter le règlement de consultation, tel que, d’adopter une structure précise, plus souvent appelée, trame, demandée par le client. Celle-ci simplifie la prise de connaissance de la soumission reçue. Elle offre à l’entreprise cliente une analyse sur une base homogène. Normalement, le client propose une trame à suivre. Il est important de savoir qu’une réponse par soumission à un appel d’offres peut-être rejetée si le soumissionnaire ne prend pas en compte la structure exigée. De plus, en suivant la trame, il y aura une équité à l’avantage de l’entreprise prestataire. 

La trame projette les caractéristiques principales souhaitées du consommateur. Il est impératif de s’y conformer.

C - Au moment du départ de la construction du mémoire, concentrez-vous sur les besoins du client spécifique. L’ouvrage aura une présentation personnalisée, ce que tout client recherche. La personnalisation démontre que le soumissionnaire met en évidence qu’il est intéressé par l’entreprise cliente, pas seulement au contrat qui augmenterait sa clientèle. Une démonstration que l’entreprise cliente est unique et intéressante. Elle y recevra votre intérêt à vouloir faire des affaires avec elle parce que vous aimez cette institution.

D - Mettre l’entreprise prestataire de services en valeur.

• L’expérience dans le domaine demandé

• Les compétences accréditées

• La possession des produits et matériels lourds spécifiques pour accomplir la tâche demandée

• Les ressources pour mener à bien le mandat

• Le profil de l'équipe, leurs compétences, leur degré de scolarité, et les formations continues

• Le sens moral envers les clients

• La politique de la qualité

  • Les certificats ISO

  • Respect des conditions des employés

  • Le code d’honneur

E - Expliquer la méthodologie et la planification qui seront entreprises pour accomplir le mandat.

F - Afficher votre historique de réalisations. Tel que, des photos de vos exploits, des statistiques claire et représentative de vos forces, la quantité de vos fidèles clients qui vous font confiance

G - Utiliser un langage familier. Les expressions (jargon) du secteur d’activité sont à proscrire. Le document doit-être compréhensible, même pour celui qui est inexpérimenté à vos services.

H - Insérer des graphiques, des esquisses et des tableaux pour apporter une information en visuel, aide le requérant vers une meilleure compréhension de l’explication. Une image n’a pas besoin de mot pour se faire comprendre. Comme dit : une image vaut mille mots. De plus, cela permet au soumissionnaire de clarifier convenablement les points techniques qu’il souhaite mettre en avant-plan.  

I - Montrer votre fierté d'innover et de vos engagements en matière de développement durable et sociétaire. Certificat RSE. Ainsi que vos garanties d’un travail bien fait.

J - Le soumissionnaire doit accepter les termes et conditions. Il doit respecter les spécifications de l’offre au moment de soumettre sa proposition. Il doit aller en direction des exigences techniques, des compétences exigées par le demandeur, tout comme le degré d'expérience recherché par l’entreprise cliente.

K - Démontrer clairement que le client doit faire affaire avec vous, et que celui-ci en retirera que des avantages est en soit, le but ultime. Si vous avez des solutions plus performantes, plus efficientes, il sera important de les exposer. Tout ce qui peut vous rendre unique et plus compétent, il faut le démontrer. 

Pour faire court, composez le contenu à l’image du projet, affichez vos forces par la démonstration de vos habilités à accomplir ce qui doit l’être, et placez en évidence vos succès. Démontrez vos ressources humaines, votre inventaire des équipements et des produits. Ajoutez avec fierté vos certifications. Structurez le document avec clarté et précision en étant transparent, et honnête avec vous-même.

Une rétrospection soignée de votre document se doit d’être faite afin de s’assurer qu’il désigne en tout point l’essence même de l’appel d’offres, et ainsi augmenter l’intérêt du client à se tourner vers vos services.

Les fautes de syntaxe, d'orthographe et d’incohérence globale doivent être retirées, absolument.

Dans le secteur privé, il n'y a pas d'obligation légale d'établir un règlement de consultation formel, contrairement aux appels d'offres publics.

Sources : Séminaire de Sherbrooke, https://www.aglo.ai/

Au Québec, la loi impose un devis détaillé par le professionnel prestataire. Cependant, en premier lieux, il s'impose de présenter une estimation des coûts au moment de répondre à une offre d'appels de service. 

L’une des principales raisons de l’estimation du coût d’un projet, c’est de savoir si le projet sera rentable pour le prestataire, et donc, s’il mérite d’être réalisé. Pour rappel, la rentabilité est le rapport entre un revenu obtenu ou prévu et les ressources employées pour l'obtenir (Wikipédia). 

Un devis et une estimation rassemblent les mêmes informations, à la différence sont que le devis est un prix ferme placé dans le contrat de la vente que le client accepte à la signature de l'entente, ce qui protège les deux parties d'une fluctuation à la baisse ou à la hausse. L'estimation, quant à elle, est un approximatif de coûts flexibles selon l'ouvrage à accomplir. Une estimation est dans la soumission, comme le devis est dans le contrat. 

Avant de prendre une décision sur le choix d'une entreprise de services, le requérant prendra connaissance de l'estimation des coûts et autres informations qui lui permettront de mieux se diriger en fonction de son budget et des tâches à accomplir. Par la suite, un marchandage peut-être mis en pratique par les deux entreprises concernées.

À l'intérieur de l'estimation, les données à inclure sont :

1. Les renseignements de l'entreprise prestataire

• Le nom de l'entreprise

• Le nom de la personne contact

• L'adresse complète

• Le numéro de téléphone, l'extension

• Le numéro du cellulaire, si possible

• Le Courriel 

2. Les renseignements de l'entreprise cliente

• Le nom de l'entreprise

• Le nom de la personne contact

• L'adresse complète

• Le numéro de téléphone, l'extension

• Le numéro du cellulaire, si possible

• Le courriel 

3. Détail honnête et précis du service. 

• Description de toutes les actions et produits

• Évaluation de la main d'œuvre, le nombre et le montant

• Énumération des matériaux, des équipements physiques nécessaires, des produits, etc.

• Le coût relatif d'unité de chaque élément entrant dans les actions et produits décrits

• La quantité de tous les éléments, une part une.

4. Les montants directs 

• Coût total des matériaux

• Coût total de la ressource humaine

• Coût total de tout autre montant entrant dans les dépenses qui sont liées directement au projet. 

5. Frais généraux

• Montant d'utilisation de locaux

• Administration

• Maintenance des équipements utilisés par le prestataire.

• Frais de logement, de chauffage, de communication

• Les frais de gestion tels que les salaires des services transversaux de l’entreprise (administratifs, marketing, finances, comptabilité, etc.).

• Montant des taxes fédérales et provinciales

• Tout autres dépenses qui n'entrent pas dans la tâche du projet précisé

6. Dépense externe

• Frais liés aux sous-traitants que l'entreprise prestataire peut se tourner pour accomplir à bien le projet

• Frais liés aux fournisseurs tiers

7. La durée

• Le planning initial du projet

• La durée de chaque tâche

• La durée totale du projet

8. Risque et contingence

• Un pourcentage ajouté face aux incertitudes éventuelles, telles que démissions, blessures de la main d'œuvre, et imprévus, concernant l'intégralité de chaque tâche. Le registre des risques doit-être bien détaillé.

• Les contraintes hors de contrôle, comme une fluctuation économique, légale, environnementale, social et technique. Il se doit de documenter les difficultés que peut apporter ces situations. Exemple : hausse des coûts, des retards, d'arrêts temporaires, etc.

• Il est impossible de prévoir tous les aléas et les problèmes auxquels un projet sera confronté. 

9. Hypothèse

• Lister toutes les hypothèses utilisées pour l'estimation. Les hypothèses peuvent toucher des domaines aussi variés que la conception, les compétences et la disponibilité de la main-d’œuvre, le contexte et l’application de certaines règlementations. 

10. Modalité de paiement

• Condition de paiement

Concernant la mise en page de ce document, une table des matières est essentielle, tout comme la disposition de l'entête.

On retrouve un en-tête dans le haut de chaque page de la soumission. L’en-tête est habituellement bordé par une ligne noire supérieure et une inférieure.

1. Au coin gauche

• Le nom du client

• Le nom du projet

• Le numéro de référence du projet

2. Au centre

• Le titre de la section

3. Au coin droit

• Le numéro de la section

• Le numéro de page, qui est pagé X de Y, chaque section à son numéro de page qui lui appartient.

• La date de l'envoi de la soumission

Le Devis Directeur National (DDN) fait office de standard en la matière au Canada. Mais plusieurs structures peuvent être adoptées. 

Source : Séminaire de Sherbrooke, kiwili, The digital project manager, Planzone, Génie PQP, a3p.org